L’assistant de production contribue à la préparation et au bon déroulement des spectacles et évènements culturels. Il assure la coordination logistique nécessaire à l’accueil des artistes et des intervenants, tout en veillant au suivi administratif des activités. En lien avec les équipes internes, les productions et les prestataires, il facilite l’organisation des évènements et accompagne leur mise en œuvre sur le terrain. Polyvalent, rigoureux et réactif, il participe au bon fonctionnement du service et à la qualité de l’expérience proposée aux artistes et aux publics.

Missions

COORDINATION ÉVÈNEMENTIELLE

• Réservation et suivi des hébergements et de la restauration ;
• Commande, suivi et installation des caterings ;
• Accueil artistes les jours de spectacle (présence requise jusqu’à la fin de l’évènement pour fermeture du bâtiment) ;
• Coordination générale des évènements « Adagio » et élaboration des feuilles de route correspondantes.

SUIVI DES DÉPENSES

• Réception des factures liées aux activités du service, contrôler leur conformité et transmettre au gestionnaire comptable ;
• Suivi des droits d’auteur, réaliser les démarches administratives nécessaires et assurer le suivi des dossiers auprès de la SACEM.

ACTIVITÉS ANNEXES

• Élaboration des plans de transport scolaires.

RELATIONS TRANSVERSALES :

• En interne : Equipe Théâtre / Adagio, Direction de l’Action Culturelle ;
• En externe : Productions, prestataires etc.

Profils recherchés

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES

• Expériences sur un poste similaire souhaitée ;
• Maîtrise des outils bureautiques ;
• Bonne connaissance du secteur du spectacle vivant et de son environnement professionnel ;
• Capacité à appliquer les procédures et contraintes liées à la production et à l’organisation d’évènements culturels ;
• Aptitude à assurer le suivi administratif et la coordination logistique de plusieurs dossiers simultanément ;
• Aptitude à rendre compte à sa hiérarchie les pro-blèmes rencontrés.

COMPÉTENCES HUMAINES

• Sens de l’accueil, de l’écoute et de la qualité de service ;
• Excellentes qualités relationnelles et goût du travail en équipe ;
• Capacité d’adaptation et réactivité face aux imprévus ;
• Rigueur, autonomie et capacité d’anticipation ;
• Discrétion professionnelle, fiabilité et ponctualité.

Qualification(s) et/ou diplôme(s) souhaité(s) :

Formation de niveau Bac +3 souhaitée, idéalement dans les domaines de la gestion de projets culturels, de l’évènementiel, de l’administration ou de la production de spectacles.

• Temps de travail : 37h30 par semaine – De 8h à 12h et 13h30 à 17h / Horaires en soirée et week-end en fonction des besoins de service;
• Permis B obligatoire.

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